Das ERP deckt den größten Teil Ihrer Abläufe ab. Was übrig bleibt, liegt in einer Excel-Datei, die seit Jahren eine einzige Kollegin pflegt, in einem Ordner mit PDF-Rechnungen und in drei Arbeitsschritten, die jemand jeden Montagvormittag von Hand erledigt. So sieht es in den meisten mittelständischen Unternehmen aus, und für den größten Teil davon ist das in Ordnung. Teuer wird es dort, wo die Handarbeit mitwächst – mit jedem Kunden, jedem Standort, jeder zusätzlichen Tabelle. ARSoftware entwickelt Software für genau diese Stellen.
Standardsoftware ist meistens die richtige Antwort – diese Seite ist nicht gegen sie geschrieben.
Buchhaltung, Lohnabrechnung, Warenwirtschaft, Zeiterfassung: Abläufe, die in jedem Betrieb ähnlich aussehen, deckt ein fertiges Produkt besser ab als eine Eigenentwicklung. Der Anbieter verteilt seine Entwicklungskosten auf alle Kunden und pflegt Gesetzesänderungen ein. Fällt er aus, gibt es Wettbewerber mit demselben Funktionsumfang. Wer in diesen Bereichen selbst baut, bezahlt allein für Software, die er mieten könnte, und pflegt sie danach ebenfalls allein.
Zwei Punkte gibt es, an denen das kippt. Der erste betrifft Ihren Ablauf, der vom Standard abweicht, und zwar aus einem Grund, den Sie behalten wollen: die Abweichung ist oft genau das, wofür Kunden bei Ihnen kaufen und nicht beim Wettbewerber. Ein fertiges Produkt zwingt Sie dann, den Betrieb an die Software anzupassen statt umgekehrt. Beim zweiten geht es um Ihre Daten, die in mehreren Systemen liegen, und kein Produkt am Markt verbindet ausgerechnet diese. Hergestellt wird die Verbindung von Hand, in einer Tabelle, jede Woche neu.
Wie das aussieht, lässt sich an einem abgeschlossenen Projekt zeigen. PrimeBoost, eine Amazon-Marketing-Agentur aus München, zog seine Kundenzahlen aus drei Quellen: der Amazon SP-API, Seller Central und dem eigenen CRM. Für jeden Bericht kopierte ein Account Manager die Zahlen zusammen und prüfte am Schluss, ob die Summen stimmen. Bei über 20 betreuten Seller-Accounts gingen dafür rund 15 Stunden pro Woche drauf. Ein Produkt, das genau diese drei Quellen zusammenführt, kann man nicht kaufen. Seit Mai 2026 läuft ein eigenes System, und die 15 Stunden sind weg.
Meistens ist beides richtig – nur an unterschiedlichen Stellen. Das fertige Produkt bleibt, wo es passt. Entwickelt wird der Rest.
Drei Arten von Systemen, hier nach der Arbeit sortiert, die sie abnehmen.
Daten aus einem System holen, prüfen und in ein anderes eintragen, Dokumente auswerten, Ergebnisse zurückschreiben. Wir legen vorher fest, welche Schritte ohne Rückfrage laufen und welche eine Freigabe brauchen, und protokollieren jeden davon. Wo dafür ein Sprachmodell nötig ist, setzen wir eines ein – wo eine Regel genügt, nicht.
ERP, CRM, Shop und die Datei vom Steuerberater reden nicht miteinander. Wir bauen die Verbindung dazwischen, legen die Zahlen in einer Datenbank ab und setzen die Auswertungen darauf. Ein Sprachmodell kommt dort hinzu, wo es einen Arbeitsschritt spart: bei der Abfrage etwa, wenn jemand eine Frage tippt, statt sich durch Filtermenüs zu klicken. Den Modellzugriff kapseln wir, damit ein Anbieterwechsel später keine Neuentwicklung bedeutet.
Recherche in den eigenen Dokumenten, Entwürfe für wiederkehrende Schreiben, Auswertungen, die sonst in Tabellen entstehen. Wir fangen mit einem Anwendungsfall an, den ein Team täglich benutzt, statt mit einer Plattform für alles. Was sich bewährt, bauen wir aus – was liegen bleibt, nicht.
Wer die Daten gar nicht aus dem Haus geben will, bekommt einen Teil davon als fertiges Produkt für eigene Hardware – die Verarbeitung bleibt dann im Haus.
Ein Konzern hat eine IT-Abteilung, die ein neues System übernimmt, und ein Budget, das einen Fehlschlag verkraftet – hier fehlt beides.
In einem Konzern nimmt die IT ein neues System in Betrieb. Im Mittelstand macht das oft ein EDV-Verantwortlicher nebenher, manchmal ein externes Systemhaus, das eigentlich für Netzwerk und Arbeitsplätze zuständig ist. Deshalb gehören Betriebsdokumentation und Einweisung auf Deutsch zur Lieferung. Ist im Haus niemand dafür da, übernehmen wir Betrieb und Wartung auf Wunsch selbst.
Ein Projekt, das ein Jahr läuft und erst am Ende etwas Benutzbares abwirft, ist im Konzern eine Abschreibung – hier ist es ein ernstes Problem. Deshalb schneiden wir den ersten Schritt so klein zu, dass er für sich allein schon etwas bringt, und legen die Aufwandsschätzung dafür vor, bevor Sie sich auf mehr festlegen. Nach jedem Schritt können Sie aussteigen.
Diese Frage muss ein Konzern seinem Lieferanten selten stellen – uns schon. ARSoftware ist ein sehr kleines Unternehmen. Wer ein System bestellt, das er die nächsten Jahre täglich braucht, will vorher wissen, was daraus wird, wenn es uns nicht mehr gibt.
Die Zusage dazu gilt seit dem ersten Projekt und wird auf dieser Seite nicht neu erfunden. Sie erhalten den vollständigen Quellcode, die Dokumentation und die Zugänge, sodass ein anderes Team weiterarbeiten kann, ohne bei null anzufangen. Wir entwickeln mit verbreiteten Technologien und kapseln den Modellzugriff, damit nichts an uns als Anbieter hängt. Reaktionszeiten und die Regelung für eine längere Verhinderung richten sich danach, wie kritisch das System für Sie ist, und stehen deshalb im Vertrag statt auf einer Werbeseite.
Ob dieses Programm für Sie in Frage kommt, entscheidet die Größe Ihres Unternehmens. Die Grenze liegt niedriger, als das Wort Mittelstand vermuten lässt, und deshalb steht sie hier zuerst.
Gefördert werden kleine Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit einer Betriebsstätte in Bayern, weniger als 50 Beschäftigten und höchstens 10 Millionen Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme. An dieser Grenze führt das Wort Mittelstand in die Irre. Das IfM Bonn zählt auch Unternehmen mit 500 und mehr Beschäftigten zum Mittelstand, solange sie eigentümergeführt sind; der Digitalbonus meint etwas erheblich Kleineres. Wer 80 Leute beschäftigt, ist Mittelstand und bekommt aus diesem Programm trotzdem nichts – auch dann nicht, wenn das Vorhaben inhaltlich genau passt.
Für alle darunter gilt: bis zu 50 % der zuwendungsfähigen Ausgaben, gedeckelt bei 7.500 € im Programmteil Standard und bei 30.000 € im Programmteil Plus. Plus setzt einen besonderen Innovationsgehalt voraus, und KI ist in der Richtlinie als Innovationsschwerpunkt genannt. Unterhalb von 4.000 € zuwendungsfähiger Ausgaben wird nichts gefördert. Wer mit einer Potenzialanalyse anfangen will, liegt darunter und muss den Antrag für das Vorhaben stellen, das darauf folgt.
Beantragt wird online, seit Mai 2025 ausschließlich über das ELSTER-Unternehmenskonto des antragstellenden Unternehmens. Pro Monat gibt der Freistaat ein festes Kontingent an Anträgen frei, und die Antragstellung beginnt am ersten Werktag des Monats. Wie weit das Kontingent reicht, entscheidet die Nachfrage. Je Förderbereich haben Sie über die gesamte Programmlaufzeit einen Antrag, einen für Digitalisierung und einen für IT-Sicherheit; ein Vorhaben in Stufen zu beantragen, geht damit nicht. Das Programm läuft bis zum 31.12.2027 – was danach kommt, steht nicht fest.
Über einen Antrag entscheidet die zuständige Stelle, nicht wir.
Stand: August 2026. Die Angaben zum Digitalbonus Bayern stammen von digitalbonus.bayern und wurden am 9. August 2026 geprüft. Die Mittelstandsdefinition stammt vom IfM Bonn. Förderbedingungen ändern sich, und diese Seite ist keine Auskunft der Bewilligungsbehörde.
Nach der Unternehmensgröße lässt sich das nicht beantworten. Entscheidend ist, wie viel Arbeitszeit ein Ablauf jede Woche kostet und wie lange er noch so laufen soll. Ein Betrieb mit 15 Beschäftigten, in dem zwei Leute je einen Tag pro Woche Daten umkopieren, hat die klarere Rechnung als ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten, dessen Abläufe ein fertiges Produkt sauber abdeckt. Rechnen Sie die Stunden pro Jahr gegen die einmaligen Entwicklungskosten plus Betrieb. Geht die Rechnung erst nach vielen Jahren auf, raten wir ab, und sagen das auch so.
Pauschalpreise nennen wir nicht, weil der Preis am Zuschnitt hängt. Öffentlich ist der Tagessatz von 1.600 € netto, und die Spannen auf unserer Preisseite sind daraus gerechnet. Den Ausschlag geben der Zuschnitt des Anwendungsfalls, Anzahl und Zustand der Systeme, die angebunden werden, die Anforderungen an Datenschutz und Hosting sowie der laufende Betrieb einschließlich der Modellkosten. Nach der Analyse erhalten Sie eine Aufwandsschätzung für einen klar abgegrenzten ersten Schritt, bevor Sie sich auf ein größeres Vorhaben festlegen.
Ja. Ein eigenes IT-Team setzen wir nicht voraus. Was es braucht, ist eine Person im Haus, die den Ablauf kennt, der besser werden soll – nicht jemanden, der Server betreut. Betriebsdokumentation und Einweisung auf Deutsch gehören zur Lieferung. Betrieb, Monitoring und Wartung übernehmen wir auf Wunsch selbst, sodass bei Ihnen niemand eine zusätzliche Aufgabe bekommt.
Sie behalten sie. Den vollständigen Quellcode, die Dokumentation und die Zugänge erhalten Sie in jedem Projekt. Wir entwickeln mit verbreiteten Technologien und kapseln den Modellzugriff, damit ein anderes Team weiterarbeiten kann, ohne bei null anzufangen – eine Bindung an ARSoftware als Anbieter entsteht daraus nicht. Dieselbe Zusage steht auf der Seite zur KI-Softwareentwicklung, wo auch die Frage beantwortet ist, was bei einem Ausfall unseres Unternehmens gilt.
Beschreiben Sie kurz, woran Sie arbeiten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich das mit KI lösen lässt, und was der sinnvollste erste Schritt wäre.
Oder direkt per E-Mail: contact@arsoftware.tech
