Was kostet Individualsoftware?
Auf diese Frage antworten die meisten Anbieter mit „Das kommt darauf an“. Stimmt sogar, hilft aber niemandem, der ein Budget aufstellen muss. Hier stehen die Zahlen, mit denen ARSoftware selbst rechnet, und dazu, wovon sie sich bewegen.
Die kurze Antwort
Ein Beratungstag kostet 1.600 €. Alle Preise verstehen sich netto, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Aus diesem Satz ist jede Position gerechnet, die wir nach Zeit abrechnen. Damit lässt sich der Rest dieser Seite nachrechnen – genau dafür steht die Zahl hier oben.
Zwei Preismodelle stehen auf dieser Seite nebeneinander, und wer sie verwechselt, liest jede Zahl darunter falsch. Beratung rechnen wir nach Zeit ab. Sie kaufen Tage, und was ein Tag kostet, hat mit Ihrer Unternehmensgröße nichts zu tun. Die lokale KI-Suite ist dagegen ein lizenziertes Produkt. Ob ein Betrieb in die Klasse S oder in die Klasse M fällt, entscheidet seine Nutzerzahl und nicht der Aufwand, den wir hineinstecken.
| Leistung | Preis |
|---|---|
| Beratungstag (Workshop, Konzept, Audit) | 1.600 € |
| Halber Tag | 950 € |
| Reisetag außerhalb Bayern | 800 € |
| Change Requests nach Abnahme (Stundensatz) | 200 €/Std. |
| Support außerhalb Wartungsvertrag | 220 €/Std. |
Wie die Größenklassen geschnitten sind und was Einführung und Jahreslizenz je Klasse kosten, steht hier.
| Segment | Nutzer | Einführung einmalig | Jahreslizenz |
|---|---|---|---|
| S | bis 20 | 9.000 €–15.000 € | 4.000 €–6.000 € |
| M | 20–50 | 15.000 €–25.000 € | 7.000 €–12.000 € |
| L | 50–150 | 25.000 €–40.000 € | 14.000 €–24.000 € |
| XL | ab 150 | ab 40.000 € | ab 30.000 € |
Bepreist ist damit die Einrichtung, nicht der Funktionsumfang. Welche Module Sie betreiben, wird zusätzlich berechnet; die Modulpreise stehen auf der Seite zur lokalen KI-Suite.
Was die Suite kann, steht auf der Seite zur lokalen KI-SuiteWas vorher feststeht und was nicht
Was die Analyse kostet, wissen Sie vor der Beauftragung. Drei Pakete stehen zur Wahl. Ein Tag vor Ort mit Kurzbericht ist die KI-Potenzialanalyse. Weiter geht es mit der Voranalyse, die Architektur, Datenflüsse, Datenschutzkonzept und Aufwandsschätzung liefert. Am weitesten reicht das erweiterte Konzept, das zusätzlich die Datenschutz-Folgenabschätzung vorbereitet und einen Entwurf für die Betriebsvereinbarung enthält.
| Paket | Umfang | Preis |
|---|---|---|
| KI-Potenzialanalyse | 1 Tag vor Ort + Kurzbericht | 1.900 € |
| Voranalyse & Architekturkonzept | 3–5 Tage, Architektur, Datenflüsse, Datenschutzkonzept, Aufwandsschätzung | 5.500 €–8.500 € |
| Erweitertes Konzept inkl. DSFA-Vorbereitung & Betriebsvereinbarungs-Entwurf | 6–9 Tage | 10.000 €–14.000 € |
Beauftragen Sie das Gesamtsystem innerhalb von 3 Monaten nach der Voranalyse, rechnen wir 50 % der Analysekosten darauf an.
Die vollständige Individualentwicklung ohne Produktbasis steht in keiner Tabelle. Dafür gilt Preis auf Anfrage, und das ist keine Ausweichformel. Der Aufwand hängt an Dingen, die vor der Analyse niemand kennt – eine Zahl, die hier stünde, wäre entweder zu hoch oder für uns ein Verlustgeschäft. Nennen können wir vorher den Tagessatz und den Preis der Analyse, aus der die Schätzung kommt.
Wenn wirklich individuell gebaut wird
Vorhaben ohne Produktbasis fangen bei uns immer gleich an, mit einem Workshop. Einen Tag, wenn ein Team und ein Prozess am Tisch sitzen. Drei, wenn mehrere Abteilungen betroffen sind, Altsysteme mitreden und noch niemand aufgeschrieben hat, was das fertige System eigentlich können soll. Wie lang er wird, entscheiden Umfang und Komplexität des Vorhabens, und das klären wir vorher im Gespräch und nicht hinterher auf der Rechnung. Abgerechnet wird der Workshop nach Tagen, zum Satz aus der Tabelle weiter oben.
Danach die Analyse. Wir schauen in die Systeme, die bei Ihnen schon laufen, in die Datenlage und in die Prozesse, die das neue System berühren wird. Heraus kommt das Architekturkonzept mit Datenflüssen und Datenschutzkonzept. Was das kostet, steht in der Tabelle direkt darüber. Die Voranalyse deckt den üblichen Fall ab. Das erweiterte Konzept deckt den ab, in dem Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte Dokumente brauchen, die jemand schreiben muss.
Am Ende der Analyse steht die Aufwandsschätzung. Dort und nicht früher, weil vorher niemand weiß, wie Ihre Datenbank von innen aussieht. Neben der Zahl stehen die Annahmen, auf denen sie beruht. Fällt eine davon, rechnen wir neu, und Sie sehen, warum. Wer nach dem Workshop aufhören möchte, hört auf.
Ein Beispiel aus der Praxis
PrimeBoost ist eine Amazon-Marketing-Agentur aus München. Von Oktober 2025 bis Mai 2026 haben wir dort das Reporting-System gebaut, mit dem das Team heute über 20 Seller-Accounts auswertet. Was das Projekt gekostet hat, steht hier nicht – der Kunde ist mit Namen freigegeben, die Zahlen sind es nicht.
Was den Aufwand getrieben hat, lässt sich trotzdem benennen. Drei Datenquellen mussten zusammenkommen, darunter ein CRM, das bereits lief. Die Anbindung an die Amazon SP-API haben wir eigens dafür gebaut. Und die Spanne von Oktober bis Mai ist Kalenderzeit und keine Angabe zum Aufwand.
Was ein vergleichbares Vorhaben bei Ihnen kostet, sagen wir nach der Voranalyse – vorher wäre es geraten.
Wovon der Preis abhängt
Die Spannen in den Tabellen sind breit. Fünf Dinge entscheiden darüber, wo ein Projekt darin landet.
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Wie eng der Anwendungsfall geschnitten ist
Ein Anwendungsfall, den man in zwei Sätzen aufschreiben kann, lässt sich schätzen. „KI für den Vertrieb“ lässt sich nicht schätzen. Der Abstand zwischen beiden Formulierungen kostet Geld, bevor die erste Zeile Code entsteht.
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Welche Systeme angebunden werden
Jedes angebundene System braucht einen Connector, und was der kostet, entscheidet die Schnittstelle. Eine dokumentierte REST-API ist Konfigurationsarbeit. Eine zwölf Jahre alte Datenbank ohne Dokumentation ist Archäologie. Wie viele Systeme es sind, zählt dabei weniger als der Zustand des schlechtesten – ein einziges Altsystem zieht die Spanne allein nach oben.
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Was der Datenschutz verlangt
Ob Daten das Haus verlassen dürfen, entscheidet die Architektur und damit die Hardware. Lokaler Betrieb spart Verträge und kostet Maschinen – bei EU-Hosting ist es umgekehrt. Sitzen Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte mit am Tisch, kommen Dokumente dazu, und die schreibt jemand.
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Wie streng abgenommen und dokumentiert wird
Eine Abnahme gegen vorher festgelegte Testfälle dauert länger als ein „läuft doch“. Bei KI-Systemen ist sie trotzdem der einzige Weg, überhaupt festzustellen, ob die Ausgaben taugen. Wer eine Evaluation aus hundert echten Fragen will, bekommt sie und bezahlt sie auch.
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Was der Betrieb danach kostet
Ein System, das niemand betreut, ist nach zwei Jahren tot. Wartung, Modellkosten und die Frage, wer im Störfall erreichbar ist, gehören ins Budget der ersten Runde und nicht in die zweite.
Individualsoftware oder Standardsoftware
Standardsoftware rechnet fast immer pro Nutzer und Monat ab. Diese Rechnung wächst mit der Belegschaft und endet nie. Eine eigene Entwicklung zahlen Sie einmal und betreiben sie danach, und der Betrieb liegt unter dem Bau. In der Tabelle oben steht die Jahreslizenz in jeder Größenklasse unter der Einführung. Welche der beiden Rechnungen über drei bis fünf Jahre kleiner ausfällt, entscheiden Ihre Nutzerzahl und der Lizenzpreis Ihres Anbieters, den wir nicht kennen.
Kaufen Sie Standardsoftware, wenn Ihr Prozess der ist, den alle haben. Buchhaltung, Lohnabrechnung, ein gewöhnliches CRM: dort hat ein Hersteller zehn Jahre lang Sonderfälle eingebaut, die Sie sonst selbst finden und selbst bezahlen. Kaufen Sie sie auch, wenn Ihr Team klein ist, weil die Einmalkosten sich dann auf wenige Köpfe verteilen. Und kaufen Sie sie, wenn bei Ihnen niemand für ein eigenes System zuständig sein möchte. Ein Abonnement, das jemand kündigen kann, ist ehrlicher als eine Anwendung, die nach zwei Jahren keiner mehr anfasst.
Uns betrifft das ebenso. Die KI-Suite verkaufen wir als lizenziertes Produkt und nicht als Einzelanfertigung, weil sich der größte Teil davon nicht für jeden Kunden neu bauen lässt. Individuell wird erst, was Ihr Haus von anderen unterscheidet. Das sind die Connectoren zu Ihren Systemen und die Regeln, nach denen bei Ihnen entschieden wird.
Laufende Kosten
Mit der Abnahme hört die Rechnung nicht auf. Der Betrieb ist der erste Posten: Wartung, Support, Updates. Bei der Suite steckt der Grundumfang in der Jahreslizenz – was die höheren Wartungsstufen und die Wartung eigener Connectoren kosten, steht auf der Seite zur lokalen KI-Suite.
Die Modellkosten sind der zweite und die Position, die in Budgets am häufigsten fehlt. Sie bewegen sich mit der Nutzung und mit den Preisen des Anbieters. Wer ein Modell über eine API einkauft, zahlt pro Anfrage – verdoppelt sich die Nutzung, verdoppelt sich die Rechnung. Läuft das Modell auf eigener Hardware, verschiebt sich der Posten in Strom, Abschreibung und irgendwann in einen neuen Server. Verschwunden ist er damit nicht.
Der dritte Posten ist die Weiterentwicklung, und den steuern Sie selbst. Neue Felder im CRM, ein geänderter Prozess, eine Funktion, die im ersten Zuschnitt nicht drin war. Solche Änderungen laufen als Change Request nach Zeit. Wer betreut das System eigentlich im dritten Jahr, wenn die Person gegangen ist, die es eingeführt hat? Am Ende kostet diese Frage mehr Geld als die meisten technischen.
Wie wir schätzen
Wir schätzen erst, wenn wir etwas gesehen haben. Am Anfang steht die Analyse: der Prozess, die Datenlage, die Systeme, die schon im Haus stehen. Daraus entsteht eine Aufwandsschätzung für einen ersten, klar begrenzten Schritt und nicht für das Gesamtvorhaben – eine Zahl für zwei Jahre Arbeit wäre geraten und würde Ihnen nichts nützen. Wie ein Projekt danach weiterläuft, steht bei der KI-Softwareentwicklung.
Häufige Fragen zu den Kosten
Was kostet Individualsoftware im Vergleich zu Standardsoftware?
Standardsoftware zahlen Sie meist pro Nutzer und Monat, dauerhaft. Daneben gibt es Kauflizenzen, Gerätelizenzen und verbrauchsabhängige Modelle. Eine eigene Entwicklung zahlen Sie einmal und betreiben sie danach. Welche der beiden Rechnungen über drei bis fünf Jahre kleiner ausfällt, entscheiden Ihre Nutzerzahl und der Lizenzpreis Ihres Anbieters. Bei kleinen Teams und bei Standardprozessen gewinnt die Standardsoftware fast immer. Interessant wird der Bau dort, wo die Lizenzsumme jedes Jahr wiederkommt und der Prozess Ihr eigener ist.
Warum nennen Sie keine Pauschalpreise?
Weil ein Pauschalpreis ohne Kenntnis Ihrer Systeme entweder einen Aufschlag für unser Risiko enthält oder unseren Verlust. Genannt sind stattdessen drei Dinge. Der Tagessatz, feste Preise oder enge Spannen für die Einstiegspakete und Spannen für die Einführung der Suite nach Unternehmensgröße. Eine belastbare Aufwandsschätzung gibt es nach der Voranalyse, weil dann jemand in Ihre Datenbank und in Ihre Prozesse geschaut hat.
Was kostet ein Tag Beratung?
Ein Beratungstag kostet 1.600 €. Alle Preise verstehen sich netto, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Für den halben Tag und für Reisetage außerhalb Bayerns gelten eigene Sätze, die in der Tabelle auf dieser Seite stehen. Abgerechnet werden darüber Workshops, Architekturkonzepte und Audits. Die Voranalyse läuft nicht über den Tagessatz, sondern zum Paketpreis.
Wie hoch sind die laufenden Kosten nach der Einführung?
Drei Posten laufen weiter: Wartung und Support, die Modellkosten und alles, was Sie später ändern lassen. Bei der KI-Suite deckt die Jahreslizenz den Grundumfang ab. Höhere Wartungsstufen und die Wartung eigener Connectoren kommen dazu. Die Modellkosten hängen an der Nutzung und am Preis des Anbieters – bei lokalem Betrieb tauschen Sie sie gegen Hardware, Strom und Abschreibung ein. Änderungen nach der Abnahme laufen als Change Request zum Stundensatz.
Können wir mit einem kleinen Projekt anfangen?
Ja, und das ist der übliche Weg. Die KI-Potenzialanalyse ist ein Tag vor Ort mit einem Kurzbericht danach, und danach können Sie aufhören. Wer weitergeht, nimmt die Voranalyse mit Architektur- und Datenschutzkonzept; bei Beauftragung des Gesamtsystems innerhalb von 3 Monaten rechnen wir 50 % der Analysekosten an. Bei der Suite selbst ist der kleinste sinnvolle Schnitt die Basis mit Chatbot – das E-Mail-Modul kommt im Jahr darauf.
Sprechen wir über Ihren Anwendungsfall.
Beschreiben Sie kurz, woran Sie arbeiten. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich das mit KI lösen lässt, und was der sinnvollste erste Schritt wäre.
Oder direkt per E-Mail: contact@arsoftware.tech